מערכת הזמנות למכוני העתקות אור/שמש
מתחילת השנה
| OrderMaster טופס הזמנות ממוחשב |
DeliveryMaster ניהול שליחים |
| CopyMaster הנהלת חשבונות |
QuickFiles קבלה ועיבוד הזמנות |
 |
|
|
|
|
קובי יוגב, קבוצת העתקות
בשנים האחרונות הולך ומתרחב השימוש שלנו
בטופס הזמנות ממוחשב של חברת OLAN.
למעלה ממחצית משרדי התכנון מזמינים מגוון רב של עבודות ע"י
שימוש בתוכנה ללא צורך בכתיבת הזמנה בכתב
יד ומשלוח בפקס.
לקוחות אוהבים את זה. שימוש בטופס ממוחשב חוסך גם להם
וגם לנו זמן וכסף.
אורי שמיר, דפוס עדי
המכון שלנו מסיים את השנה הראשונה של שימוש בטופס ההזמנות הממוחשב OrderMaster של חברת Olan.
בין היתרונות של המערכת:
העובדה, שהקובץ וטופס הזמנה שלו מגיעים באותו הזמן.
מודים לסופרגראף על ההצטרפות (25.08.2009)
ושוב מצטרפים לברכות ומברכים את מכון העתקות אור/שמש אשר החליט להיצטרף אלינו. הפעם זה סופרגראף.
עידכון נוסף לסינכרו
עידכון מועדף ל-SynchroCM - לב ליבה של מערכת הזמנות למכוני העתקות אור/שמש.
למה כדאי לעבור לקופי מאסטר?!
מדברי לקוח שעבר לאחרונה (ומאוד מרוצה)
לאחרונה החלה חברתנו לעבוד עם קופי מאסטר, לאחר שנים רבות עם תוכנה אחרת. קופי מאסטר הפתיעה אותנו לטובה עם היכולות שלה. גילינו שניתן לעשות פעולות רבות ומגוונות יותר ביתר קלות ובצורה מהירה. למשל:
בסוף החודש ניתן לשלוח לכל לקוח את כל החשבוניות (עסקה ומס) באופן מרוכז בלחיצת כמה כפתורים. וגם ניתן לצרף לינק לתשלום לכל החשבוניות. ברור, שלקוחות מוסדיים לא ישלמו באשראי דרך קישור, אבל לקוחות פרטיים ועסקים קטנים/בינוניים מאוד נהנים מהאופציה הזו, שחוסכת שיחת טלפון, הקראת פרטי אשראי בטלפון וזמן הפקת חשבונית לאחר התשלום. עוד לגבי סגירת חודש: לפני התוכנה החדשה היה לוקח לי 3-5 ימים רק לשלוח את החשבוניות ללקוחות. עכשיו תוך כמה שעות אני מסיימת עם השליחה של הכל.
פיצ'ר נוסף שמאוד אהבנו זה יצירת אזור אישי ללקוח, בו הוא יכול לראות את כל החשבוניות הפתוחות שלו ולשלם אותן אונליין. יש לו אופציה לשלם פר פרויקט, או בעצם איך שנוח לו. הוא מחליט בעצמו איך לשלם ועל מה. החשבוניות שהוא שילם אוטומטית ירדו מהרשימה שלו באזור האישי. הקבלה או חשבונית מס קבלה מונפקות אוטומטית.
לכל סוג מסמך שנשלח בדוא"ל ישנה תבנית. מגדירים אותה פעם אחת וכל הלקוחות מקבלים מייל עם השם שלהם (המערכת מושכת את הנתונים מכרטיס לקוח), עם קישור לתשלום של החשבונית שלהם וכמובן עם החשבונית המצורפת.
לכל לקוח מזדמן ניתן לקבוע את ההנחה שלו, כך שברגע שמחייבים אותו ההנחה מתעדכנת אוטומטית בהזמנה. אין צורך לחפש את ההנחה בהזמנות קודמות (ישנם לקוחות שנשארים בכרטיס מזדמן, כי הם לא רוצים לפתוח כרטיס ומשלמים פר הזמנה).
אין יותר צורך להדפיס רשימות של חייבים – בטופס גיול חובות רואים את כל מי שחייב. בנוסף, ישנו לוח התקשרויות נפרד לכל לקוח, בו ניתן לקבוע זמן ושעה לשיחה הבאה ולקבל תזכורת המתריעה שהגיע הזמן להתקשר. בלוח ההתקשרויות ניתן לרשום מתי דיברתי עם הלקוח ומה סוכם. בטופס גיול חובות ניתן לקבוע פרמטרים שונים לחיפוש ולמיון כולל ימי פיגור.
בשונה מהתוכנה הקודמת, כאן יש פונקציה נוספת מאוד שימושית ונוחה – את כל הדוחות ניתן להעביר לאקסל.
מאוד נוח לעבוד עם "הטבלה האדומה"! הטבלה האדומה - טבלה שבה מפעיל הפלוטר רושם מה בוצע על ידו בכל הזמנה. במחלקת ההזמנות כבר התרגלו אליה, ובזכותה תהליך התמחור נעשה מהיר יותר ונוח יותר.
בכללי, אנחנו מאוד נהנים מהתוכנה, שהיא מתקדמת, נוחה למכון, למזמינים וללקוחות. |
תשלומי אונליין: מאוד נוח לחייב לקוחות מזדמנים וחד פעמיים. זה חוסך המון זמן והתעסקות ומבטיח את התשלום עוד לפני ביצוע ההזמנה. פשוט עושים תמחור להזמנה ושולחים קישור לתשלום במייל או בסמס. הלקוח מזין בעצמו את הפרטים שלו, משלם באשראי והמערכת אוטומטית מפיקה עבורו חשבונית מס קבלה. במקביל היא מודיעה לנו שההזמנה שולמה וניתן לבצעה. חוסך זמן גם לנו וגם ללקוח.
